Este é o prometido post sobre o 2ª fator que provoca resistência nos colaboradores, eleito através da sondagem realizada em Janeiro aqui no blog: necessidade de evidenciar o trabalho realizado.
Considero que o principal objetivo de um Sistema de Gestão da Qualidade é a demonstração desta mesma Qualidade. Para demonstrar (evidenciar), é preciso documentar. Até aqui, tudo óbvio.
Mas, ao contrário do óbvio, o que eu vivencio diariamente, em diversas empresas, são lacunas no preenchimento dos registos da Qualidade.
Quais são as causas? Neste cenário, como atuar? De quem é a responsabilidade? Como lidar com esta resistência dos colaboradores?
O que os colaboradores alegam para não preencher os registos:
- ...porque são complicados, porque levam muito tempo a preencher, porque esquecemo-nos deles, porque é muito papel, porque há registos duplicados, porque temos muito que fazer, porque nunca tínhamos registado nada antes, porque não percebemos o que é necessário preencher, porque sempre trabalhamos bem sem registos, porque...
O que você, Responsável pela Qualidade pode fazer, para ser um facilitador, criando as condições favoráveis ao preenchimento dos registos: escute os seus colegas!
Com base nas alegações acima, faça uma reflexão sobre os registos existentes na sua empresa. E mais...
1. Antes de criar modelos e formulários para registos, aplique a seguinte questão: "Qual é a informação necessária?" A partir da resposta, crie formulários que, após o preenchimento, proporcionem esta informação.
2. Não se esqueça de fazer um levantamento dos registos que já existem, por exemplo, rascunhos que todos estão habituados a utilizar; se estes forem transformados nos registos oficiais, a resistência no preenchimento será menor.
3. Elabore modelos de formulários simples, objetivos, claros, de preenchimento rápido (por exemplo, com um X) e não se esqueça de privilegiar os registos informáticos.
4. Faça com que os registos respeitem o fluxo das atividades e não sejam, por si só, uma sobrecarga de trabalho para os colegas.
5. Garanta previamente, que todos utilizam a mesma linguagem; não crie formulários com termos que os demais colegas não dominam; se necessário, utilize imagens e legendas.
6. Dê formação a todos, para clarificar a utilização posterior dos registos: sem os dados corretos, não há estatísticas; sem estatísticas, não conseguiremos medir a Qualidade; sem medir a Qualidade, não será possível melhorá-la.
Só me resta desejar boa sorte.
Happy Quality,
I Love Mondays
Com base nas alegações acima, faça uma reflexão sobre os registos existentes na sua empresa. E mais...
1. Antes de criar modelos e formulários para registos, aplique a seguinte questão: "Qual é a informação necessária?" A partir da resposta, crie formulários que, após o preenchimento, proporcionem esta informação.
2. Não se esqueça de fazer um levantamento dos registos que já existem, por exemplo, rascunhos que todos estão habituados a utilizar; se estes forem transformados nos registos oficiais, a resistência no preenchimento será menor.
3. Elabore modelos de formulários simples, objetivos, claros, de preenchimento rápido (por exemplo, com um X) e não se esqueça de privilegiar os registos informáticos.
4. Faça com que os registos respeitem o fluxo das atividades e não sejam, por si só, uma sobrecarga de trabalho para os colegas.
5. Garanta previamente, que todos utilizam a mesma linguagem; não crie formulários com termos que os demais colegas não dominam; se necessário, utilize imagens e legendas.
6. Dê formação a todos, para clarificar a utilização posterior dos registos: sem os dados corretos, não há estatísticas; sem estatísticas, não conseguiremos medir a Qualidade; sem medir a Qualidade, não será possível melhorá-la.
Só me resta desejar boa sorte.
Happy Quality,
I Love Mondays
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