Ao refletir sobre os aspetos comuns que encontro na maioria das empresas, posso eleger um problema que se repete em quase todas: a resistência dos colaboradores no preenchimento dos registos.
Os registos da Qualidade, que deveriam alimentar a análise de dados que, por sua vez, alimenta a melhoria, não são assim percebidos pelas pessoas. Infelizmente, os registos são associados à burocracia e ...
... lá vai a Gestão da Qualidade com a sua fama (injusta!!!) de ser muito complicada.
Em busca de argumentos para combater esta tendência, deparei-me com a seguinte frase de Confúcio, um dos mais importantes filósofos chineses, que viveu entre 551 e 479 a.C.:
"Se queres prever o futuro, estuda o passado".
Muito bem. Afinal, recolher dados para analisar e estudar, antes de tomar decisões, não é nenhuma novidade, até Confúcio já indicava este caminho!
Considerar que os colaboradores resistem à mudança é muito óbvio; assim, não chegaremos a lugar nenhum. Proponho, então, que os Responsáveis pela Qualidade façam a seguinte reflexão:
- Antes de criar um modelo de formulário para registo, identificaram qual era a informação pretendida e se esta informação seria útil?
- Antes de criar registos em papel, verificaram se não haveria duplicação em relação a registos informáticos já existentes?
- Os modelos para registo são claros, simples, de preenchimento rápido (por exemplo, múltiplas escolhas para preencher só com um "X")?
- Os registos respeitam o fluxo de atividades ou são, eles próprios, uma sobrecarga de atividades adicionais?
- Os colaboradores foram formados e informados sobre a importância da recolha dos dados para as futuras análises estatísticas?
Um Responsável pela Qualidade que não tem respostas para estas questões, tem muito trabalho pela frente. É melhor começar já.
Happy future,
I Love Mondays
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