Um Programa 5S em Construção

Para dar continuidade à serie de posts sobre os 5S mas, principalmente, sobre a minha experiência pessoal na implementação do Programa 5S numa empresa, partilho hoje um pouco deste projeto. (Leia os outros posts sobre os 5S, aqui). 

As reuniões iniciais com a empresa, que é minha cliente, tiveram o objetivo de delinear as bases do projeto e do Programa 5S; penso que esta é a fase mais importante de um projeto de implementação, seja de um SGQ de acordo com a norma ISO 9001, dos 5S ou de outra implementação qualquer.

 

É nesta fase inicial que vale a pena investir tempo para refletir e tomar as decisões de base, que servirão de estrutura para o Programa a ser construído e implementado ao longo de alguns meses. Sim, investir tempo no início para ganhar tempo durante o projeto.

 

 

Após debater as diversas possibilidades e alternativas com a Equipa 5S, chegamos às seguintes decisões, as quais deverão nortear todo o nosso trabalho a partir de agora; penso que estes alicerces aumentarão as probabilidades de sucesso do Programa 5S:

 

• Assegurar que a Equipa 5S seja nomeada formalmente pela Gestão de Topo da empresa, para proporcionar legitimidade, responsabilidade e autoridade;

 

• Integrar o Programa 5S no SGQ já existente na empresa, e que está certificado de acordo com a norma ISO 9001;

 

• Descrever o Programa 5S num procedimento, onde estarão definidos os conceitos relacionados com os 5 sensos, as atividades a desenvolver para a implementação do Programa, os critérios de ordenação e identificação visual tais como códigos de cores e regras para a sinalização dos espaços, as responsabilidades, os critérios para a seleção dos Auditores 5S e para a condução das auditorias 5S, entre outros temas;

 

• Prever (e documentar no procedimento), já nesta fase inicial, como serão concretizados os 4S e 5S; é determinante que o projeto não esteja focado só nos 3 primeiros S, pois os resultados alcançados só com os 3S seriam rapidamente perdidos;

 

• Assumir que o Programa 5S será implementado faseadamente, seguindo um cronograma e em áreas selecionadas de acordo com critérios de prioridade, mas que o que se pretende é o alargamento a toda a empresa.

 

Li um excelente artigo na revista Quality Progress (pode ler o artigo na íntegra, aqui) e achei muito interessante a colocação do autor, que considera que um dos fatores de insucesso de Programas 5S é o fato de se iniciar a implementação pelo 1S, como parece lógico; na opinião do autor, o início deve ser pelo 4S (senso de Padronização) e pelo 5S (senso de Auto-Disciplina).

 

Alertada para este facto, estou a apostar primeiro na definição do Programa 5S, na elaboração do procedimento e em todas as demais decisões de base (inclusive no estabelecimento prévio de objetivos mensuráveis para o Programa e também na definição dos critérios e pontuações a adotar nas Auditorias 5S), antes de iniciar a implementação propriamente dita.

E assim está a ser construído e a ganhar forma, a pouco e pouco, um Programa 5S sobre alicerces sólidos. O maior desafio, no entanto, continua a ser o envolvimento de todos os colaboradores e a mudança gradual de hábitos e de comportamentos, mas isto será tema para futuros posts.


Happy programs,
I Love Mondays


Referências Bibliográficas: Vídeo "5S A Base para a Qualidade Total", Haroldo Ribeiro e Revista Quality Progress Outubro de 2013, "5S Shakeup", John Casey.



Acompanhe o Blog I Love Mondays também pelo Facebook. Clique aqui e faça "Like" da página.