Frágil

Se, quando pensa na estrutura documental do Sistema de Gestão da Qualidade, esta é a primeira imagem que lhe vem à cabeça:

Cuidado! Necessita de intervir urgentemente.

 

 

A documentação de suporte ao Sistema de Gestão da Qualidade é uma valiosa ferramenta de normalização e assegura a continuidade das práticas, em fases de mudança.

 

Deve ser concebida para servir de fonte de consulta aos colaboradores e para demonstrar os procedimentos em vigor na organização.

 

Contudo, para que cumpra adequadamente estas funções, deve ser mantida permanentemente atualizada. E é aí que começam as complicações...

 

A documentação do Sistema deve constituir uma estrutura robusta, ou seja, um documento não pode condicionar os outros.

 

Mas, todos sabemos que nem sempre é assim. Por conta de uma abordagem inadequada durante a conceção e elaboração da estrutura documental, muitos Sistemas de Gestão da Qualidade estão apoiados por documentação frágil, onde uma atualização implica atualizações em diversos documentos.

 

Aqui vão algumas sugestões para conceber estruturas documentais robustas:

 

• As categorias de documentos são diferentes entre si; respeitam níveis ou hierarquia, e devem ser elaboradas como tal; os níveis superiores (Política, Objetivos e Manual da Qualidade), são documentos estratégicos e que não devem conter detalhes. Devem, sim, remeter o detalhe para outras categorias, inferiores na hierarquia, tais como Procedimentos e Instruções de Trabalho;
 
• Não referir nomes de pessoas ou dados sujeitos a alterações (por exemplo, datas de edição de normas e legislação); isto torna a documentação frágil, necessitando de atualizações frequentes;
 
• Não misturar assuntos no mesmo documento;
 
• Escolher sempre o documento de nível inferior para os detalhes; é muito mais fácil atualizar uma Instrução de Trabalho de 1 ou 2 páginas do que um Manual de 30!
 
• Apostar numa localização única para a distribuição dos documentos, onde será disponibilizada sempre a última versão em vigor; as ferramentas informáticas são uma excelente ajuda neste sentido e todos os requisitos de controlo dos documentos e de distribuição dos documentos contidos na ISO 9001, também podem ser aplicados se a documentação estiver em suporte informático. Assim, será proporcionada uma fonte única de consulta aos colaboradores, sempre atualizada.
 
 

... mas, mais importante do que tudo isto: só documentar o que traz valor acrescentado!

 

Lembre-se: Keep it simple. A Qualidade agradece.

 

 

 

 

Happy documents,

I Love Mondays