Tratar as Não Conformidades é Muito Bom!

Na sequência da sondagem, o post prometido:

Para lidar com a resistência dos colaboradores no registo/tratamento das não conformidades, aqui vai uma estratégia para aplicar na sua empresa.

 

De acordo com a norma ISO 9000:2005, não conformidade é a não satisfação de um requisito.

 

Logo aí, na definição, está implícita uma certa carga negativa: não satisfação, não cumprimento, não...; é natural rejeitar os aspetos negativos da vida e, o trabalho não escapa a esta regra. Seria bem melhor se as não conformidades não existissem ou, melhor ainda, se desaparecessem espontaneamente, bastando para isto, ignorá-las.

 

Bem, voltando ao mundo real, as não conformidades existem e, os pequenos problemas tornam-se grandes problemas, se não atuarmos a tempo.

Mas há uma boa notícia: as não conformidades podem ser uma grande oportunidade para melhorar a Qualidade! Sendo assim, toca a tirar o melhor partido possível destas situações, aprendendo com os erros e, progressivamente, contribuindo para a melhoria contínua e para a redução dos custos das falhas.

 

1. O primeiro passo é dar formação para todos os colaboradores, explicando e ilustrando através de exemplos, os conceitos envolvidos:

• A não conformidade (não esquecendo de incluir as reclamações, como não conformidades detetadas e manifestadas pelos clientes!);

• A correção: ação para eliminar a não conformidade; tem sempre um cariz imediato, para repor a situação e impedir maiores consequências;

• A ação corretiva: ação para eliminar a causa de uma não conformidade; envolve um trabalho mais sitematizado para identificar a(s) verdadeira(s) causa(s) do problema. Só as ações que eliminam esta(s) causa(s) - as ações corretivas - impedem que o problema se repita;

2. Após a clarificação dos conceitos, passar à importância de registar as não conformidades para criar uma evidência, uma memória documentada, que é a única alternativa para aprender com os erros (todos sabemos que a memória é curta e, sem os registos...);

 

3. Dissociar o tratamento das não conformidades, da CULPA: este processo não procura os culpados; as não conformidades não estão associadas às pessoas; é preciso perder o receio de registar os próprios erros ou os erros que envolvem outros colegas. O que se pretende é a responsabilização e o trabalho em equipas, para que as ações corretivas sejam eficazes.

 

4. Criar previamente, as condições favoráveis aos registos: tenha a certeza de que todos utilizam a mesma linguagem; disponibilize ajudas visuais para auxiliar na identificação de não conformidades nos produtos; elabore formulários claros, objetivos e de preenchimento simples.

 

A partir daqui, mãos à obra e boa sorte!

 

 

 

Happy problems,

I Love Mondays



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