No contacto com formandos e clientes, são frequentes as reclamações sobre o excesso de informação nas empresas:
- É sempre melhor escrever um e-mail, o assunto fica documentado (mesmo que possa ser resolvido em conversa com o colega sentado aqui ao lado!).
- É comum abrir a minha caixa "a receber"e ter 400 mensagens.
- Há tantos gráficos e avisos afixados, que já não conseguimos saber quais são importantes.
- Não sabemos distinguir os e-mails urgentes, ou aqueles que requerem resposta; temos que ler tudo, para fazer esta triagem.
Para garantir uma comunicação eficaz, muitas vezes são cometidos exageros. Sem pensar muito sobre o tema, sem definir estratégias e metodologias para otimizar a comunicação, a opção é pecar pelo excesso e todos acabam por sofrer um verdadeiro bombardeio de informações. Mesmo assim, a comunicação em muitas empresas, deixa a desejar .
Vale a pena refletir sobre este tema e averiguar se este cenário está a ocorrer na sua empresa. Avalie a capacidade de comunicar e analise o impacto desta capacidade sobre a Qualidade dos produtos e serviços. Quantos erros e reclamações tiveram origem em falhas de comunicação? (pode ler mais sobre o tema neste outro
post).
Partilho o exemplo de um antigo cliente que implementou regras de comunicação na empresa, tais como:
Foram definidos critérios para caraterizar uma mensagem de e-mail como prioritária;
Todos os e-mails que exigem resposta ou têm um prazo associado, devem ter este facto destacado no "assunto";
Foram definidos responsáveis por manter os placards atualizados, nos quais passaram a estar afixados só os documentos essenciais e mais recentes.
Neste caso, os resultados foram muito positivos mas, cada empresa tem as suas especificidades e é necessário adequar as regras a cada realidade. Sendo assim, deite mãos à obra pois a Qualidade tem muito a ganhar com a melhoria da comunicação.
Happy mail,
I Love Mondays
